如何帮助总裁节约时间？

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    做为焦点人物，总裁很可能在上述三类会议上成为尖锐问题的靶子，做为副手一旦意识到场面可能对总裁不利，他(或她)必须留下来为总裁挡驾，“他得去处理紧急公务，否则要迟到了……只准再提一个问题。剩下的问题我来负责解答。”副手在这节骨眼上，必须像掩护明星撤退的经纪人。
            　　
    如何协助老总成功召开一个重要会议：
            　　
    1.与总裁在媒体见面会前充分预演，一方面提供有说服力的数据，另一方面要在太冷淡和太急于讨好媒体间寻求一条中庸之道。
            　　
    2.每一次媒体发布之后的第一个早晨，要睁大眼睛竖起耳朵，把媒体的反应送达总裁办公桌，一旦出现负面报道，应立刻与总裁和公关部门沟通，讨论后续的媒体应对方法。
            　　
    3.也可能你会为总裁的决策错误承担过错，以维护他的权威和形象。这样做的理由起码应该有两点：其一，总裁是一个可信赖的人，决不会在公司董事会议上推卸他的责任；其二，你确认公司不会辜负曾为它忍辱负重的人，你的一切委屈将受到最终的回报。
            　　
    当他是空中飞人时，你是驻守的高效协调员
            　　
    31岁的张虹刚刚被提拔为这间奶业公司的总裁助理时，对跟老板一同出差怀有热切的期待和浓厚的兴趣，“老板喜欢到早点摊子上和超市柜台里，去熟悉落脚的城市里牛奶的销售现状，他的市民化的工作方式打破了数据和报告设置的壁垒，可以一针见血地发现更新最根本的问题。跟他一同出差，可以近距离目睹他工作中更直接更简洁一面，这实在令人兴奋。当然，我带着最新款的索尼电脑跟他一同出门，可以通过网络随时与总部联络，一路上调出送呈他的文件和报告给他，让他及时批复，这样，在我们持续一周或十天的调研结束后，回到办公室，老板就不会发现他的办公桌被文件或报告淹没。”

    然而，作为奶业巨头的总裁，每年要去奶源产地、加工基地和销售主战场进行调研和公干的时间、加上去国外研修和学习的机会，他有至少三分之一的时间是在天上飞，张虹很快精疲力竭：“我后来意识到，跟老板出门也是有利有弊的，至少，我没办法有效利用自己的时间——每次一回去，必然发现我的办公桌被未处理的事务堆爆了。”
            　　
    张虹不得不选择“偶尔跟老板出差，大部分时间驻守本部当一个高效协调员。”送老板出门时张虹会送上一份简洁的时间表，他每一天的行程都在上面做了详尽的规划，入住哪一间宾馆、什么时间开什么会、参观行程和暗访行程，以及他所涉及的每个事项的背景资料文件夹。并邀集其他几位副手在老板出差的日子里，每隔一天跟老板开一次电话会议，“会议时间我已在行程表上见缝插针做了安排，这样可以避免其他人有急事找老板而老板却在飞机上关机。”
            　　
    所有的行程表和背景资料张虹都留有备份，“这使得我和老板有足够的默契。同时，留在办公室里工作事实上也延续了老板的影响力，又不耽误自己的时间安排，实在一举两得。”
            　　
    如何判定一项出差是否急需助手出行？
            　　
    1.你们进入一个富于挑战性的区域，总裁的方言或外语不够用。
            　　
    2.你们是为平息纠纷去的，而且你意识到总裁的急脾气可能会使情况向坏方向发展，他需要一个“外交大臣”。

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