使用PowerPoint的10大注意事项

10 PowerPoint Dos and Don’ts
如果使用得当，它将发挥强大的作用
工作场所 PC 用户指南

作者：Jeff Wuorio
Cherie Kerr 了解 PowerPoint 在商务会议中振奋人心并具有说服力的原因所在。

她也清楚地知道可能产生负面作用。

“她将成为您最好的朋友，” 在加利福尼亚担任公共关系顾问的 Santa Ana 说。 “前提是您必须正确使用。”
Kerr 对于这款广受欢迎的 微软演示和图形程序一分为二的看法也正反映出了企业界和学术界长久以来对此问题的争论。 很多人将 PowerPoint 推崇为有价值的强大商业工具，但是也有一部分人认为它是实现有效互动的障碍，会搅乱、歪曲甚至毁掉沟通。

然而，正如 Kerr 指出的那样，任何关于 PowerPoint 优劣的讨论只是说明了利用此程序胜人一筹的重要性。 这里有 10 种使用 PowerPoint 的方法，能够让您的业务更加出色。

1. 采用强有力的材料支持您的演示。
在某种程度上，PowerPoint 的易用性可以成为它最致命的弱点。 虽然利用它可以轻松创建引人注目的幻灯片和图形，但您需要知道 PowerPoint 并非独立存在。 观众前来并不只是为了观看屏幕上显示的影像，更多的是为了聆听您的演说。 您需要构建一组强有力的 PowerPoint 程序，但也应确保您的口头评论同样引人入胜。 “PowerPoint 不负责演示，只负责制作幻灯片，”弗吉尼亚中洛锡安 Audience First（一家提供演示培训的公司）总裁 Matt Thornhill 说。 “切记您创建幻灯片的目的是支持口头演示。”

2. 简单化。
我们可能都曾见过演讲者在 PowerPoint 和其他演示中似乎准备充分胸有成竹的情形。 毕竟，他引以为傲的明显只是各个功能、特殊效果以及其他可用的小技巧。 其实最有效的 PowerPoint 很简单，只需要易于理解的图表和反映演讲内容的图形。 权威人士建议每行不超过五个字，每张幻灯片不超过 5 行。 “不要用太多的文字和图形破坏演示，”Kerr 说。 “您真的需要在屏幕上显示出一切吗？”

3. 最小化幻灯片数量。
PowerPoint 魅力在于能够以简明的方式传达观点和支持演讲者的评论。 通过大量的数字和统计信息很难做到这点。 对于这方面，最有效的 PowerPoint 展示绝不会用太多的图形和数字把观众淹没。 取而代之的是，将这些图形和数字留在演示结尾分发的讲义中，以便观众彻底消化演示内容。 如果您要强调 PowerPoint 中的某处统计信息，可以考虑采用图表或影像来传达。 “例如，有一次谈到老年性痴呆症病人数量庞大时，我使用了一副老年妇女的照片，而不是仅仅在屏幕上列出相关数字,”Kerr 说。

4. 不要照念 PowerPoint。
仅仅为观众照念可见的演示是 PowerPoint 用户最常见也最不好的习惯。 这样说来，演讲者简直就是多余的，毫无存在的必要。 不仅如此，即使是最具视觉吸引力的演示也会因此变得索然无味。 PowerPoint 与扩充性和讨论性的口头评论搭配才能达到最佳效果，而不是照念屏幕上的内容。 “即便使用 PowerPoint，您也要与观众保持视线接触，”康涅狄格州 Prescott Group 沟通咨询公司的 Roberta Prescott 说。 “观众们并不是来看您的后脑勺的。”

5. 安排评论时间。
另一个潜在的不良习惯是演讲者在一张新 PowerPoint 幻灯片出现时就立即开始评论。 那只会分散观众的注意力。 恰当编排的 PowerPoint 程序在展示新幻灯片时，先会给观众阅读和理解的机会，然后才会加以评论，拓展并增补屏幕内容。 “这是个时间安排的问题，”Kerr 说。 “永远不要在幻灯片一开始就评论。”

6. 要有一定的间歇。
再次说明，PowerPoint 是口头评语最有效的视觉搭配。 经验丰富的 PowerPoint 用户会不失时机地将屏幕转为空白。 那不仅能带给观众视觉上的休息，还能有效地将注意力集中到更需要口头强调的内容中，例如分组讨论或问答环节。

7. 使用鲜明的颜色。
文字、图表和背景颜色的强烈反差在传达信息和情感方面均非常有效。

8. 导入其他影像和图表。
不要把演示限制在 PowerPoint 提供的范围内。 使用外部影像和图表（包括视频）能增强多样性和视觉吸引力。 “我通常会在演示中加入一两个很短的视频剪辑，”纽约技术顾问 Ramon Ray 说。 “这有助于制造幽默效果、传达信息和减轻拥堵感。”

9. 在演示结尾分发讲义，而不是在演示过程中。
这里可能有人会向我表示异议。 可是没人希望对着一群忙于阅读评论总结的观众演讲。 除非规定观众在您演示时要对照讲义，否则请您演示完再分发讲义。

10. 演示前要严格编辑。
永远不要忽视观众的看法。 一旦您完成 PowerPoint 幻灯片草稿，在复查时您可以假设自己只是一名观众。 如果发现不吸引人、跑题或令人疑惑的内容，要严格进行编辑。 这是完善您的总体演示的好机会。