如何批量制作员工信息卡

在实际工作中，用户可能经常需要编辑大量格式一致，仅有部分内容不同的文档，如提醒邮件、员工工资单等等。如果使用手工编辑打印，虽然每份文件只需修改个别数据，但一旦份数比较多，这就成了一件非常苦恼的事情。 那么，有什么办法既可以减少枯燥无味的重复工作，又能提高工作效率呢？

其实WPS文字新增的“邮件合并”的功能，就能轻松满足用户的这种需要。

邮件合并简介

什么是“邮件合并”？从功能的命名上来看，“邮件合并”似乎与邮件有关，其实它的作用是在邮件文档（主文档）的固定内容中，通过与数据库（或数据表）中的记录进行整合，从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。

“邮件合并”功能并非仅仅用于批量处理信函、信封等与邮件相关的文档，目前已经被用户广泛用于批量制作标签、工资条、成绩单等应用。

下面通过“制作员工信息卡”的实例，向用户简单介绍如何使用“邮件合并”功能。

建立数据库

首先使用WPS表格建立“员工信息表”，制作完成后的工作表如图 1所示：

图1 员工信息表

注意：数据表必须具有标题行（在数据库中通常称为“字段”），数据区域不能有空行。

创建主文档

启动WPS文字，使用表格工具添加表格，建立员工信息卡的“主文档”，如图 2所示：

图2 建立信息卡主文档

添加字段域

本实例将介绍在一页内制作4张“员工信息卡”的操作方法，具体步骤如下：

步骤1　选择“工具｜邮件合并工具”菜单项，调出“邮件合并”工具栏，如图 3所示。

图3 “邮件合并”工具栏

步骤2　点击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮，进入“选择数据源”对话框，如图 4所示。

图4 “选取数据源”对话框

步骤3　选择已经建立的“员工信息表”，点击“打开”按钮，在“选择表格”对话框中选择“员工信息表$”，如图 5所示。

图5 在打开的文件中选择指定的数据表――员工信息表

步骤4　点击“确定”按钮返回主文档。将光标定位到“员工编号”后一单元格，点击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮，在“插入域”对话框中选择“员工号”，点击“插入”按钮，将其插入到指定位置，如图 6所示。

图6 在主文档中插入“员工号”

步骤5　使用相同的方法，将“姓名”、“部门”、“职务”和“电话”域分别插入到主文档中相应的位置。结果如图 7所示。

图7 插入所有字段域效果

步骤6　复制整个表格，将光标定位到新复制的表格中的“员工号”的首位置，按下组合键，添加一个空域，并手工输入域代码“NEXT”，再切换域代码，如图 8所示。

图8 在第2张“信息卡”中插入“下一记录”域

注意：“下一记录”域必须插入在新记录的所有字段之前，否则无法得出正确结果。

步骤7　将第2张信息卡复制两份，并使用分栏工具进行重新排版后，点击“邮件合并工具栏”上的“查看合并数据”按钮，最终效果如图 9所示。

图9 添加4张“员工信息卡”的最终效果

步骤8　最后点击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按钮，如图 10所示，将根据用户指定数据表中的记录数来批量制作“员工信息卡”，并重新生成WPS文档（文档中每页包括4个员工的信息），至此，“员工信息卡”制作完毕。

图10 使用“合并到新文档”生成新的WPS文档

　　小结

1、用户利用“邮件合并”功能可以批量地将“主文档”和“数据库（表）”进行合并生成新的文档，有利于简化用户操作，提高工作效率。

2、利用“邮件合并”功能除了批量处理信函、信封等文档外，还可以用于批量制作标签、工资条、成绩单等应用。

3、如果用户希望在一页中制作多张卡片，必须插入“{NEXT}”域（下一条记录）才能正常实现，但注意该域必须在新记录所有字段域之前，否则无法得出正确结果。

4、“邮件合并”除了支持将主文档合并成“新文档”以外，还允许用户将合并后的文档直接输出到“打印机”，或者合并成“邮件”进行发送。

适用范围:

适用于WPS Office 2005（751）以上版本。