充分发挥秘书部门的职能作用

    （四）优化制度，严格规范操作。中央提出的秘书工作要实现“三化”——规范化、制度化、科学化，反映了秘书工作的一条重要规律。

    秘书工作内容很繁杂，但从其工作程序和方法的角度加以研究，除技术性的工作外，主要有两种类型的工作：
                
    一是程序化的工作。对于这类工作，只要建立健全程序，并严格按程序办事，就能驾轻就熟，把它做得符合要求。诸如办文有办文的一系列程序，国家颁布的《国家行政机关公文处理办法》就是集办文程序之大成，有些单位将它细化，拟制了十几个办文系列规范程序，如写有写的程序，阅有阅的规矩，核稿有核稿的手续，催办有催办的方法，以此来确保办文的质量。开会也有会务工作的大同小异的程序，各个会议的内容规模不同，但都有从制定会议预算、发送会议通知起始，直到会议开完，代表送走，纪要发出为止的一套工作，而这些工作基本上也是程序化了的。就连会场布置，台上、台下、进出口，声、水、光、电这一类事物的安排都要列上工作程序，才能做到万无一失。秘书参谋性的工作，同样有其内在的规律，都有一套科学的程序。比如领导决策应当遵循科学的、民主的决策程序，秘书如何为决策服务，就要精心做好收集信息、准备文件、应对咨询、事前协调、事后督查以及决策的事务工作。再如信息工作，从收集、鉴别、筛选、分类，到研究加工、编写、传输、归档或输入计算机，每一环节的程序与作法，都是有许多规矩和行之有效的办法可循的。让秘书工作尽可能地程序化，完善和熟悉程序，照程序办事，这是做好秘书工作的基本要求。
                
    二是非程序化的工作。这是新老秘书感到最难的问题。处理这些工作的规律，就是“研究没有程序的程序”，摸透这类工作的情况，也就找到了带规律性的工作方法。所谓非程序化的工作，大致有三类，其实都是有迹可寻，有轨可循的。
                
    1．领导临时突然交办的任务。这种任务常使秘书没有思想准备，以致手忙脚乱，不知所措。对付这类事务，只要加强对领导意图的研究，加强对实际情况的掌握，加强平时应急的一套信息资料、物质准备和人员组织准备，就不致于“临时抱佛脚”了。
                
    2．天灾人祸等突发事故。这类事故虽然有时好像“不可知”，其实大都有其发生发展的内在因素，大都有一个从量变到质变的过程。以地震为例，人类今天还不可能准确预报它的时间和强度，但是某地是不是地震区，则是可知的。认识了这一点，这些地区的秘书部门，就建立了一旦遇上大地震时的应急机制和措施，如通讯联络怎样办、领导指挥所设到哪里、怎样调集救援力量等。再如社会某些成员闹事，则更有一个较长时期的积累过程，貌似突发偶然，其实都有它的内在原因。如能及早协助领导做工作，就能保证社会的安定。再如，易发生工伤事故的工厂，秘书工作中就必须有协助领导处理工伤事故的应急办法。所以，天灾人祸也是可以研究出“没有程序的程序”，使之尽可能实现处理程序化的。
                
    3．新情况、新问题。在改革开放、市场经济情况下，我们确实会遇到许多新情况、新问题，既无现成的规章，又无成熟的经验。这才是秘书工作中的最大难点。大如宏观调控、通货膨胀、国有企业转制、职工下岗、人口控制、农业和农村建设等问题，具体如机关“文山会海”、形式主义等等，这些都是领导机关的大事，严格说来也都还需要探索实践去寻找最好的解决途径，而不是短期内能够根本解决的。秘书需要努力提高自身的素质，把很大的精力放到研究新情况、新问题上去，才能当好新时期领导的参谋助手。这类问题也有不少已被初步地或部分地认识，比如宏观调控要“软着陆”而不宜“硬着陆”之类。秘书应该深入研究和辅助领导按已知规律处理这些问题。对于完全生疏的问题，则只有通过实践去认识真理，检验真理，本着坚持真理修正错误的态度，兢兢业业探索前进。在新情况、新问题面前，马克思主义的唯物辩证法和历史唯物主义，是指导秘书寻求规律的重要法宝。只要情况明、方法对、决心大，就能时时、事事掌握主动权，永立不败之地。

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