充分发挥秘书部门的职能作用
充分发挥秘书部门的职能作用，其相关因素是很多的，有内部的，有外部的，有领导方面的，有相关方面的，还有政策、规章方面的等因素。以下主要从秘书部门自身角度，提出几点：
（－）优化结构，发挥整体功能。进入社会主义市场经济的新时期，办公厅室事多人少的现象越来越严重，扩大编制、增加人员是不现实的，也未必能解决问题。唯一的正确出路是优化结构，发挥整体功能，产生1＋1〉2的效果。
首先要深化服务意识，自觉增强整体功能。秘书部门的性质和地位决定了它的工作操作上具有集合性，运转上具有整体性，从而决定了增强整体功能始终是它面临的重要课题。所谓整体功能，从系统论的角度讲，就是作为系统而存在的事物的各个组成要素，在有机联系基础上所形成的功能的总和。就其基本内容而言，是指它的各种功能与职能作用的有机结合，协同发挥。办公厅室的整体功能发挥得好，就会促进整个机构唱出“将相和”，形成一盘棋。
增强办公厅室的整体功能，需要从三方面深化认识。
一是实施服务的内在要求。“三服务”在空间上具有完整性，在时间上具有连贯性，办公厅室内要不断优化整体的各组成要素，强化整体要素间的协调统一。
二是推进服务的主要措施。在当前跨世纪的历史关口，经济体制的转变关头，办公厅室搞好“三服务”必须把握改革、发展、稳定的最佳结合点，大局上需要整体的思维，经济上需要整体的举措，要求拓宽服务领域，优化服务手段，不断增强整体功能。
三是改进服务的有效措施。只有从实际和需要出发，用科学的创新精神，进一步完善服务的运作程序，突出服务的不同重点，强化服务的工作力度，提高服务的整体水平，不断增强整体功能。
其次要突出服务重点，努力发挥整体功能。秘书部门的服务工作，要在着眼全局上围绕中心，在统筹兼顾中突出重点，努力发挥整体功能。一要靠协调发挥整体功能。综合协调是发挥整体功能的基础，秘书部门及其内部的分支机构，如能职责清楚，体制合理，运作规范，并能有效地调动各方面的积极性，妥善处理各类错综复杂的矛盾，就能增强整体功能。二要靠参谋强化整体功能。参谋服务是秘书部门发挥整体功能的重点，因此要在“参”字上花力气，在“谋”字上下功夫。要摸清情况，参谋对路，综合到位，把政务服务作为发挥整体功能的重点。三要靠督查加大整体功能，真正做到抓大事，抓政策性问题，“批必查，查必果，果必报”。四要靠后勤保障整体功能，不断改善机关的工作条件，进一步增强机关与秘书人员的凝聚力和向心力。五要靠指导延伸整体功能。力争上级关怀指导，同时加强对下级秘书部门的指导，增进整个秘书系统的整体功能。
其三，努力优化秘书部门内部人员结构。要有熟悉政务的通才，善办事务的杂家，长于思考的参谋，快笔成文的秀才和办公自动化的技术专家等等各型人物。还要注意老中青、年龄、性别、文化、经历等的组成结构。
（二）优化目标，明确工作重点。秘书部门虽然具有“不管部”等特点，所管理、办理的事务很多很杂，秘书人员应当任劳任怨，努力做好。但从理论上与体制上讲，任何工作也都需有重点，才能提高效率。因此，作为秘书部门的上级领导人和秘书部门内的秘书长、办公厅主任等，无疑应当时刻考虑与紧紧掌握为本级领导服务的重点，而不宜包揽过宽。有的市县秘书长、办公室主任身兼五六十种职务，十处打锣九处在，终日忙于会议、会见、会餐，这样是难以完成主要职责的。